Aprenda a organizar um espectáculo

Foi contratado para organizar um espectáculo? Não sabe por onde há-de começar? A Zaask dá-lhe algumas dicas.

Primeiro, é necessário ter em consideração que existem diferentes etapas para organizar um espectáculo, nas quais terá de escolher a melhor data e local para o evento, montar as infra-estruturas, contratar uma equipa, preparar o espaço, entre muitos outros aspectos.

 

Terá também de pensar em todas as necessidades de produção, nomeadamente nos meios técnicos, infra-estrutura e materiais de espectáculos. Poderá encontrar os profissionais certos para si através da Zaask.

1. Organizar um espectáculo: Pré-Produção

Uma boa forma para começar a organizar um espectáculo é marcar a data e o local:

• Quando. Uma data mal planeada pode afugentar o público. Assim, evite organizar um espectáculo no mesmo dia em que actuam artistas muito conhecidos na sua área ou em que acontece qualquer outro tipo de evento de grande dimensão. Entretanto, tenha em conta que nos fins-de-semana a taxa de adesão é maior e cuidado com as vésperas de feriados, pois muitas vezes “desertificam” certas cidades. Opte também por datas no início mês, pois as pessoas têm mais dinheiro, e esteja sempre atento à previsão do tempo.

• Onde. O local onde vai organizar um espectáculo tem de reflectir o seu público-alvo. Com efeito, não adianta escolher uma discoteca para um espectáculo de música clássica, por exemplo. Tenha também em atenção aspectos tão importantes como a capacidade para acolher o público esperado, a acústica, as dimensões do palco, as infra-estruturas eléctricas, o número de saídas de emergência, a limpeza e condições sanitárias, as condições dos camarins, etc. Veja também se o espaço onde vai organizar um espectáculo tem uma sala de apoio que poderá servir de “centro de operações” e se tem bengaleiro, algum restaurante, se oferece técnicos de iluminação, electricistas, etc. Verifique o estacionamento, se usufruiu de uma boa rede de transportes, se o local das cargas e descargas é próximo do palco, se existem acessos para portadores de necessidades especiais, etc.

A partir daí, para organizar um espectáculo pode estabelecer um cronograma de actividades, que será de grande utilidade, pois com uma rápida visualização do mesmo é possível ver em qualquer altura como está tudo a correr, o que está atrasado, o que está adiantado e o que está bem.

De seguida, terá de pensar quem fará parte da equipa e identificar as necessidades da produção, nomeadamente músicos e técnicos, transportes, infra-estruturas e material de espectáculo.

Não se esqueça também de verificar as acreditações, que tipos de contratos e autorizações serão necessárias, recolher direitos autorais, saber como será realizada a divulgação e os custos que terá de suportar.

2. Organizar um espectáculo: Produção

Nesta fase será necessário a definição de uma sala de produção, a partir de onde se pode organizar um espectáculo e controlar todas as actividades. É importante que a mesma esteja próxima do local de actuação, que tenha boas comunicações (telefone fixo, acesso à Internet, etc.) e privacidade, para ser um espaço reservado apenas à equipa de produção.

É também nesta fase de produção que é realizada a montagem do palco e do cenário, do som e luz, bem como da bilheteira. Faz-se também o acompanhamento da equipa técnica e dos músicos e o controlo das acreditações.

Entretanto, nesta fase de produção e antes do espectáculo, é importantíssimo fazer o soundcheck, isto é, o momento em que os músicos e a equipa técnica testam instrumentos e equipamentos.

No dia do espectáculo, tenha cuidado com a forma como recebe os profissionais de comunicação. Com efeito, ao organizar um espectáculo é fundamental estabelecer redes de apoio que facilitem a divulgação e os jornalistas, fotógrafos e outros profissionais dos media são peças chave destas redes.

3. Organizar um espectáculo: Pós-Produção

Organizar um espectáculo só termina com a etapa da pós-produção. Não descanse enquanto não se certificar que já planeou, orientou e accionou as pessoas que irão realizar as actividades da desmontagem.

Assim, é nesta fase que se procede ao encerramento das bilheteiras e aos pagamentos, que se entrega o espaço e se dispensa a equipa de produção

Por seu turno, é necessário fazer o acompanhamento da desmontagem das infra-estruturas e da limpeza, orientando as equipas para que o serviço seja encerrado até à hora estabelecida para a sua conclusão.

Não se esqueça também de acompanhar os músicos e os técnicos no regresso a casa.

Entretanto, quando organizar um espectáculo, será bom fazer uma reunião de avaliação com os demais organizadores, para trocar informações e ver o que pode ser melhorado na próxima vez.