Como evitar o fracasso de um evento
Se tem em mãos a organização de uma festa ou outro tipo de evento e não está seguro que tudo vá correr bem, saiba que é possível tomar algumas providências para evitar o fracasso de um evento, de modo a não comprometer a sua reputação ou da sua empresa e debilitar a credibilidade de todas as partes envolvidas.
Com efeito, apesar de cada evento ser considerado único, a verdade é que as causas dos maus resultados geralmente são transversais a todos eles, pelo que é possível minimizar a probabilidade da repetição. A Zaask diz-lhe como.
1. Para evitar o fracasso de um evento não repita erros
A tendência geral para quem organiza eventos é agir sempre de forma idêntica em cada um deles. Por isso, para evitar o fracasso de um evento deverá tomar atenção aos erros cometidos anteriormente para diminuir a probabilidade de os repetir.
Faça um balanço no final de cada evento, para registar não só os sucessos mas também tudo o que correu mal para evitar fazer o mesmo em situações futuras.
Assim, por exemplo, se a escolha de um determinado tema não funciononou, não insista no mesmo em eventos futuros e pense em alternativas. O mesmo se aplica ao lugar do evento, aos fornecedores escolhidos, aos alimentos servidos, à estratégia de comunicação, etc.
2. Para evitar o fracasso de um evento tente recolher feeback
Durante a divulgação de um evento, é necessário perceber o feedback do público-alvo que pretendemos atrair, pois dependendo dos comentários que surgirem, poderá perceber-se se o mesmo irá ser um sucesso ou não.
Se verificar que o feedback é negativo ou inexistente é sinal que o seu plano para a divulgação do evento não está a correr da melhor forma. Assim, quando a reacção não é a esperada dever-se-á reformular as estratégias de marketing e comunicação planeadas para alcançar uma maior eficácia.
Nesta situação, quanto mais rapidamente agir mais fácil será contornar o problema e inverter a possibilidade não ter público para evitar o fracasso de um evento.
3. Para evitar o fracasso de um evento esteja atento aos media
Para evitar o fracasso de um evento é necessário ter atenção ao que comentam e escrevem sobre o mesmo, nomeadamente em jornais, revistas, blogues, redes sociais, etc.
Basta uma notícia ou um simples post num blogue com muitos seguidores para alastrar informações negativas que podem influenciar a decisão de eventuais participantes.
Se estiver a par do que estão a falar sobre um evento, é possível reduzir danos e até mudar opiniões.
Por isso, dentro da estratégia de comunicação é importante criar perfis em redes sociais e procurar utilizar diversas formas para entrar em contacto com o público e ter um maior controle sobre a imagem que as pessoas criam sobre um determinado evento.
4. Para evitar o fracasso de um evento controle os seus planos
Apesar de ser essencial, não basta planear com o máximo de antecedência e com muito cuidado para evitar o fracasso de um evento: é necessário verificar se o plano está a ser bem executado.
É muito importante garantir que esse acompanhamento seja feito durante todo o processo que antecede o evento.
5. Para evitar o fracasso de um evento conheça bem o staff
É importante conhecer bem as pessoas que vão trabalhar num determinado evento.
Com efeito, um evento exige trabalho de equipa, pelo que basta ter uma pessoa pouco profissional para prejudicar negativamente tudo o que se está a organizar e pôr em causa o sucesso.
Além da sua equipa, é fundamental saber quem são todas as outras pessoas que vão trabalhar em conjunto para que o evento se realize: técnicos de som, cozinheiros, electricistas, etc.
Claro que isto nem sempre é fácil ou possível, sobretudo se estiver a organizar um evento de grandes dimensões, mas é importante fazer um esforço para confirmar a experiência e a reputação das pessoas envolvidas para diminuir riscos e evitar o fracasso de um evento.
6. Para evitar o fracasso de um evento controle o número de convidados
Para evitar o fracasso de um evento é importante trabalhar com estimativas actualizadas do número dos convidados, não só para poder fazer os convites e ingressos necessários como também para poder calcular correctamente preços e planearo os custos com grande precisão.
