Como estruturar a contabilidade de uma nova empresa
Qualquer empresa tem que possuir obrigatoriamente um sistema de contabilidade.
Não é uma tarefa tão complicada como aparenta ser. Para lhe provar isso a Zaask explica-lhe tudo o que precisa de saber e fazer para estruturar a contabilidade da empresa que pretende iniciar. Siga em baixo as nossas sugestões.
O que precisa de saber:
Porque é tão importante estruturar a contabilidade?
Além de ser uma exigência legal, um empresário precisa de saber se a sua empresa está a dar lucro. Ao olhar para as suas fontes de receitas e despesas consegue tomar decisões benéficas ao seu negócio. Além de que ao estruturar a contabilidade, isso permite-lhe observar como está a evoluir a empresa.
- Crie uma conta bancária
Qualquer negócio necessita obrigatoriamente de uma conta bancária, imprescindível para aceitar pagamentos e pagar aos credores. Afinal será nessa conta que serão depositados os pagamentos em dinheiro, em cheque e todas as transacções feitas por cartão.
- Escolha o método como vai estruturar a contabilidade
Qual vai ser o seu método de contabilidade? Existem dois tipos:
– Método de dinheiro (regime de caixa): os seus rendimentos são contados no momento em que os recebe (seja em dinheiro, cartão de crédito, ou cheque), e as despesas, quando as pode realmente pagar. Trata-se do método mais tradicional nas pequenas empresas e o mais fácil de gerir como vai perceber a seguir.
– Método de competência (regime de competência): significa que os resultados das vendas são contados no momento da venda (independentemente de receber já, ou não, o dinheiro), já as despesas quando recebe de facto o bem, ou o serviço (em vez de pagar por ele imediatamente). Comum nas grandes empresas, que entregam um produto, ou serviço antes de ser pago. Este método exige medidas adicionais como a manutenção de contas a pagar e a receber. Só indicado se a sua empresa tiver contabilistas profissionais ou se tiver possibiidade de os contratar para lhe fornecer este serviço.
- Lista de credores
Faça uma lista com todos os seus credores, essa lista será o seu passivo. Inclua todos a quem deve dinheiro: desde fornecedores, empresas, bancos e sociedades financeiras. De modo a estruturar a contabilidade correctamente, certifique-se de que inclui os valores correctos de cada um dos credores.
Notas:
– Mantenha todos os seus registos durante pelo menos seis anos;
– Num sistema de contabilidade básico apenas precisa de adquirir um livro para fazer todos os registos. (Ver sistema informático no ponto seis)
- Lista dos salários e da segurança social
Quando estiver a estruturar a contabilidade, precisará também de criar uma secção para colocar detalhadamente o pagamento dos salários aos funcionários, bem como as contribuições à segurança social.
- Lista do material
Crie igualmente uma lista com todos os materiais que a empresa possui. Serão os seus activos. Exemplos: todo o equipamento do escritório, o edifício, entre outros.
- Os descontos
Decida a quantidade de descontos que vai oferecer. Se concede descontos a clientes que pagam a pronto, ou não, entre outros aspectos. O importante é não se perder, por isso é que está a estruturar a contabilidade da sua empresa.
- Um sistema informatizado
Não existe nada melhor para estruturar a contabilidade do que um sistema informatizado em que é só preciso inserir os dados. Escolha o mais indicado ao seu nível de experiência.
Dica: Para quem tem pouca experiência é mais indicado um sistema informático de contabilidade do que o manual.
- A manutenção
Estabelecido o sistema de contabilidade, precisa de aprender como o manter. É evidente que isso dependerá da solução adoptada por si, todavia a manutenção deve ser feita essencialmente por duas razões:
– Uma vez que gastou tempo e energia a instalar o sistema de contabilidade precisa realmente de o utilizar correctamente. Isso significa que deve ficar registado cada transacção, cheque, conta e cobrança.
– Compare cada transacção da sua conta bancária, ou contas, com o seu sistema de contabilidade a cada mês e certifique-se de que se equilibram. Isto vai obrigá-lo a justificar adequadamente o dinheiro da empresa.
Considerações finais
Se for você a fazer contabilidade, tenha consciência que terá de conservar todos os recibos de compra em dinheiro, notas fiscais de todas as despesas do negócio, registos de folha de pagamento, de IVA, entre outros aspectos.
Caso necessite de ajuda de contabilistas para estruturar a contabilidade entre em contacto com a Zaask, onde encontra os profissionais do sector certos para si.
