Passos essenciais para construir uma base de dados

Tem pilhas de papéis, documentos ou números referentes ao seu trabalho dispersos? Organize-se, arrumando essa informação numa base de dados. É essencial no trabalho e também pode ser útil em processos ou projectos da sua vida pessoal. A Zaask vai explicar-lhe os passos essenciais para construir uma base de dados.

Uma base de dados informatizada é como um armazém. Pode conter mais do que uma tabela ou um sistema de inventários, por exemplo. Os elementos que compõem as bases de dados são: tabelas, formulários, relatórios, consultas, macros e módulos.

Tabelas

Organizar os dados em tabelas é um dos passos essenciais para construir uma base de dados. O aspecto de uma tabela é similar ao de uma folha de cálculo: os dados estão distribuídos entre linhas e colunas. Por isso, é fácil importar folhas de cálculo para bases de dados. As tabelas dão flexibilidade à sua base. Esta organização evita redundâncias.

Por exemplo, se criar uma tabela na sua base de dados sobre os seus empregados, a informação relativa a cada um só terá de ser introduzida uma vez. Os dados sobre produtos serão organizados noutra tabela específica e sobre sucursais também. Este processo é designado de “normalização”.

Cada linha numa tabela corresponde a um registo, e é nestes espaços que deve armazenar as informações individuais. Cada registo consiste num ou mais campos. Os campos correspondem às colunas numa tabela. Por exemplo, na tabela sobre empregados, em cada registo (linha) pode escrever informação individual sobre cada um e, nos campos (coluna), pode inserir dados gerais/ comuns como nome, apelido, endereço, número fiscal, etc.

Formulários

Não é um passo obrigatório, mas também é essencial se tiver um negócio. Até pode criar uma base de dados sem recorrer a formulários, mas estes funcionam como comandos que permitem executar diversas funções. Os formulários são interfaces que permitem visualizar, introduzir e editar dados nas tabelas. Por exemplo, pode ter um “formulário do cliente” com dados referentes aos clientes e ter um botão que abre um formulário de encomenda para fazer, precisamente, uma encomenda para esse cliente.

Relatórios

São outro passo essencial para construir uma base de dados, visto que os relatórios são usados para resumir e apresentar os dados das suas tabelas. Regra geral, um relatório responde a uma pergunta específica, por exemplo, “qual o volume de receitas da empresa gerado por cada cliente este ano?” ou, “em que cidades estão os nossos clientes?”. Podem ser visualizados no ecrã, exportados para outro programa ou enviados por email.

Consultas

As consultas são a verdadeira força de trabalho numa base de dados e podem executar as mais diversas funções. Os dados que pretende ver estão distribuídos por várias tabelas e as consultas permitem-lhe visualizá-los numa única folha de dados. Existem dois tipos de consultas base: consultas de selecção e consultas de acção. A primeira obtém os dados e disponibiliza-os para os poder usar. Pode consultá-los no ecrã, imprimi-los ou copiá-los. A segunda executa uma tarefa com dos dados. Pode usar as consultas de acção para criar novas tabelas ou adicionar dados às tabelas já existentes.

Macros

Para construir uma base de dados, vai necessitar das macros, que é uma linguagem de programação importante e com uma grande funcionalidade. No Access, as macros permitem-lhe executar diversas funções. Anexe uma macro a um botão de comando num formulário, de modo a que, sempre que clicar nesse botão, essa função é executada. Ou seja, as macros executam tarefas, como a abertura de um relatório, uma consulta ou o fecho da base de dados. A maior parte das operações que faz manualmente podem ser automatizadas usando macros.

Módulos

Tal como as macros, os módulos são objectos que pode usar para acrescentar funcionalidade quando construir uma base de dados. Enquanto cria macros no Access, escreve módulos na linguagem de programação do VBA (Visual Basic for Aplications). Um módulo é um conjunto de declarações, instruções e procedimentos armazenados em conjunto, como se de uma unidade se tratassem. Há módulos de classe e módulos padrão. Os primeiros são agregados a formulários ou relatórios. Os segundos contêm procedimentos específicos e encontram-se listados em “Módulos” no Painel de Navegação.

Agora já sabe os passos mais úteis e essenciais para construir uma base de dados. Se, no entanto, não conseguir construir uma base de dados sozinho, saiba que na Zaask encontra os melhores profissionais avaliados para o fazer por si.