Como lidar com os media em eventos

Na organização de qualquer evento promocional, seja um lançamento de produto, um espectáculo ou a abertura de um espaço, etc., é importante dar especial atenção à forma como se irá dar a conhecer o mesmo ao respectivo público-alvo.

Poder contar com os meios de comunicação social é extremamente importante, sejam os meios tradicionais ou as redes sociais. No entanto, há chaves fundamentais para lidar com os media que podem determinar o sucesso ou fracasso.

O ideal é poder contar com um profissional que saiba lidar com os media e comunicar da melhor forma um evento, quer seja através de entrevistas a publicações, conferências ou comunicado de imprensa, etc. Através da Zaask encontra profissionais de Relações Públicas de confiança e avaliados por anteriores clientes que o podem ajudar a divulgar com sucesso o seu evento.

De qualquer forma, aqui ficam alguns conselhos para lidar com os media:

1. Crie e mantenha actualizada uma base de dados de contactos. Para comunicar um evento e lidar com os media de forma eficaz é absolutamente fundamental que elabore uma base de dados dos jornalistas que, de alguma forma, são peças essenciais para atingir os seus objectivos. Para além do nome, do cargo, do meio para o qual trabalha e contactos de telefone e email, será importante também conhecer as suas contas em redes sociais, como o Facebook e o Twitter. Dado que é um meio em constante mudança, garanta que mantém a base de dados actualizada e o contacto com eles.
2. Mantenha a imprensa informada. Uma das chaves fundamentais para saber lidar com os media é facilitar-lhes o trabalho, fornecendo-lhes toda a informação necessária para a divulgação do seu evento. Por exemplo, se estiver a lançar um livro é importante enviar um exemplar para os meios de comunicação da especialidade. Desta forma, os jornalistas poderão preparar-se para uma eventual entrevista, conferência de imprensa ou para a própria festa de lançamento. Também não caia no erro de lhes fazer chegar falsa informação, pois este acto poderá virar-se contra si. Por exemplo, não adianta dizer que irão estar famosos no lançamento do livro apenas para garantir a cobertura jornalistica do mesmo, pois arrisca-se a ter “publicidade negativa” ou a ausência dos media no seu próximo evento.
3. Escolha os espaços adequados para as suas acções. Quer seja para a conferência de imprensa ou para o evento em si, é importante que o espaço escolhido tenha as necessárias infraestruturas e esteja perfeitamente adequado ao número convidados. Não escolha um espaço demasiado pequeno, que limite o conforto de quem está presente, mas também não opte por um espaço demasiado grande, para que não corra o risco de ter demasiados espaços vazios. Em qualquer dos casos, será depois díficil de lidar com os media ao nível das suas observações e críticas. Encontre através da Zaask o espaço ideal para os seus objectivos.
4. Planeie cuidadosamente a conferência de imprensa. Nada pode ser deixado ao acaso. Pense em todos os detalhes, desde o horário mais oportuno às condições de som e iluminação. Tenha preparados todos os sistemas audiovisuais que possa vir a precisar, tais como os microfones, projectores, telas, etc. Pense também em como irá lidar com os media durante a conferência, nomeadamente como irão ser posicionadas as câmaras de televisão e como lhes será dada toda a informação que pretende transmitir.
5. Esteja atento às necessidades do evento. No caso de uma conferência de imprensa, os jornalistas têm o seu tempo contado para regressarem às suas redacções. Mas se estiver a pensar em organizar outro tipo de evento para divulgação do seu produto, serviço, loja ou festival, etc., nomeadamente um jantar ou um cocktail de apresentação, terá de pensar em contratar um serviço de catering para lidar com os media convenientemente e satisfazer os presentes. Através da Zaask encontra profissionais de confiança e avaliados por serviços realizados anteriormente.