O que é a transformação digital?

A transformação digital nas empresas é a aplicação e integração da tecnologia digital nos seus processos, serviços, produtos e/ou activos, com o objectivo de mudar e optimizar o seu funcionamento.

Este processo de mudança e adaptação através das novas tecnologias permite alcançar uma maior eficiência, adicionar valor à oferta, gerir o risco, descobrir novas oportunidades de negócio e melhorar a competitividade. 

Em que consiste a transformação digital?

O processo de transformação digital consiste em examinar e definir as diferentes áreas e procedimentos dentro de uma organização para integrar as novas tecnologias desde uma perspectiva de optimização. 

Neste sentido, tal pode implicar:

• Mudança de mentalidade na cultura empresarial, ou seja, de cargos directivos e de pessoal empregado. 
• Reelaboração das estratégias e planos empresariais. 
• Análise e reelaboração de todos os procedimentos, como o fluxo de trabalho, a gestão de cadeia logística, a tomada de decisões ou a interação com os e as clientes. 
• Transformação ou melhoria dos produtos e serviços.

Alguns exemplos de transformação digital são:

• Oferecer o serviço presencial de forma remota
• Empregar sistemas de armazenagem optimizados tecnologicamente para agilizar o processo de gestão e entrega. 
• Avaliar as tendências locais para dar resposta à procura e melhorar a gestão do inventário. 
• Usar os dados para oferecer assessoria personalizada. 
• Ampliar os canais de comunicação com a audiência e optimizar a gestão interna dos mesmos. 
• Armazenar, actualizar e conectar todos os dados da nuvem para facilitar o acesso e uso dos mesmos. 

Transformação digital: como começar

Ainda que existam vários procedimentos ou formas de abordar a transformação digital de uma empresa, há uma série de passos a ter em conta para garantir uma implementação adequada e efectiva. 

1.  Visão, diagnóstico, planificação da transformação.

A direcção da organização tem de estar comprometida com este processo e implicada na sua implementação, já que a transformação digital pressupõe uma mudança de mentalidade. Trata-se de uma grande renovação que precisa de ser liderada de forma eficiente para que não se cinja a uma breve actualização tecnológica.

Uma vez que se inicia o processo, é necessário planificar o seu desenvolvimento em termos logísticos e financeiros: o quê, quem, quando e como. Para responder a estas perguntas, é essencial basear-se num diagnóstico, ou seja, numa análise prévia dos dados da organização e do mercado, das tendências e das possibilidades a curto prazo bem como na estratégia a médio e longo prazo, para identificar a que objetivos deve responder esta transformação digital. 

2. Envolvimento e formação digital das pessoas

As organizações são feitas pelas pessoas que nelas trabalham e não pelas ferramentas que se utilizam. A transformação digital empresarial vai mais além da simples aquisição ou aplicação de tecnologia: é a transformação da cultura da empresa através da tecnologia. 

De maneira geral, a maioria das pessoas são reticentes à mudança, pelo que o envolvimento dos colaboradores e colaboradoras neste processo seja uma acção fundamental para o seu sucesso. 

Há que ter em conta que nem todas as pessoas têm a mesma capacidade de aprendizagem e adaptação tecnológica, tal como não têm as mesmas bases de conhecimento digital. É responsabilidade da empresa facilitar as ferramentas necessárias para a adaptação tecnológica, desde a formação aos dispositivos. Não se pode esquecer em nenhum momento que será o pessoal da organização que irá lidar diariamente com a dita tecnologia. 

3. Conhecimento das ferramentas digitais e revisão de processos

Uma vez realizado o diagnóstico, definidos os objectivos e informado o pessoal, é o momento de aprofundar e examinar os processos, serviços, produtos e/ou activos da empresa. Tal permitirá estabelecer os parâmetros de avaliação e selecção das ferramentas digitais. 

Por outro lado, há que identificar e valorizar as possibilidades tecnológicas que dêem resposta às necessidades detectadas. Desde a adaptação de soluções existentes ao desenvolvimento de softwares à medida, ou a combinação de várias ferramentas digitais, as opções devem ser estudadas para garantir que a sua aquisição tenha como resultado a optimização da empresa e não o efeito contrário. 

4. Foco nos e nas clientes

O processo de transformação digital de uma empresa tem como último objectivo a satisfação dos e das clientes, o que abrirá a porta para a chegada de novas audiência e a fidelização das actuais. Para isso, desde a fase de projecção, a figura do cliente tem de estar presente como foco do processo, porque o que se vai digitalizar é a sua experiência. 

Analizar o comportamento, as necessidades e expectativas, a interação e a opinião da audiência é essencial antes, durante e depois da transformação digital. 

5. Análise das métricas e seguimento dos resultados

A única forma de conseguir a optimização de um processo é realizando um percursos desde o ponto de partida até ao ponto de chegada que seja mensurável, quantificável mediante uma série de parâmetros fixos. 

Na transformação digital de negócios, estabelecer os KPI’s (Key Performance Indicator, em português conhecido como Indicadores Chave de Desempenho) desde o princípio, identificar as métricas que permitem obter os ditos dados e acompanhar a sua evolução é essencial para valorizar a sua eficácia, corrigir erros ou implementar melhorias. 

Profissionais para a transformação digital das empresas

Programadores e programadoras

São profissionais fundamentais no processo de transformação digital desde o ponto de vista técnico. De acordo com as necessidades e objectivos estabelecidos, poderão contar-se com perfis mais genéricos dentro do desenvolvimento ou optar por profissionais especializados no desenvolvimento de apps, websites, e-commerces ou softwares, por exemplo. Também pode ser necessário trabalhar com equipas de vários perfis, como de desenvolvimento de backend, frontend ou full stack. 

Designers

Uma parte fundamental da tecnologia em termos de uso e aceitação é a sua aparência, o que faz com que os perfis de design sejam outra peça fundamental da transformação digital. 

Em função da finalidade de design, pode distinguir-se entre o design UI, da interface, e de UX, de experiência. Ambos andam de mãos dadas, no entanto, um está mais direccionada para a construção e percepções e outro para garantir a eficiência visual. 

Já na área de marketing e comunicação, encontram-se o chamado design gráfico e outros serviços como o de ilustração ou de modelação e animação 3D. Os e as perfis são especializados na definição da estética e da sua aplicação em todo o tipo de manifestações visuais e suportes. 

Marketing digital

Neste âmbito demarcam-se profissionais com competências relacionadas com o posicionamento SEO, a gestão SEM, a gestão dos canais de comunicação, o desenvolvimento de conteúdos ou a análise de dados.

Consoante os objectivos, poderá contar-se com equipas de perfis diversos ou contratar profissionais especializados, como gestores e gestoras de redes sociais, gestores e gestoras de conteúdos ou community managers, analistas de dados, redactores e redactoras, especialistas SEO ou especialistas SEM. 

CDO (Chief Digital Officer) ou director digital CDO

Este perfil é especializado em impulsionar a transformação digital de todo o tipo de empresas, com uma perspectiva de crescimento e optimização. É a pessoa encarregada de guiar os processos e, em certas ocasiões, de supervisionar as mudanças nas áreas digitais de rápida evolução, como redes sociais ou apps móveis.

Porquê a transformação digital? Principais benefícios

Ainda que já se tenham mencionado algumas das vantagens da transformação digital das empresas, convém destacar os seus principais benefícios:

• Alcançar novos clientes
• Fidelizar clientes actuais
• Gerar novas experiências para as audiências
• Ampliar a oferta e/ou oferecer um valor adicional
• Identificar novas oportunidades de negócio e receitas
• Ter vantagem competitiva face à concorrência
• Agilizar a capacidade de adaptação de mercado
• Optimizar os processos operativos
• Reduzir os custos estruturais
• Subir os níveis de produtividade e rendimento
• Implementar uma cultura corporativa baseada na inovação
• Melhorar a comunicação e interação interna
• Aumentar a visibilidade da marca
• Tirar partido da análise de dados. 

O que acrescenta o cloud computing aos processos de transformação digital?

O cloud computing, ou computação na nuvem, é a tecnologia que permite o acesso de maneira remota, fácil e segura a softwares, ao armazenamento de arquivos e ao processamento de dados. Assim, evita-se a necessidade da sua instalação ou alojamento local. 

Nos dias de hoje, esta flexibilidade, agilidade e capacidade de inovação que integra o cloud computing são básicas no processo de transformação digital para dar respostas aos níveis de exigência e desenvolvimento dos mercados. 

O que é digitalizar uma empresa?

Em ocasiões que se fala de digitalização de empresas costuma-se referir à transformação digital. No entanto, tecnicamente, não são a mesma coisa. Como já se viu, a transformação digital de uma empresa implica uma mudança a nivel de cultura empresaria, que passa a estar direccionada para uma inovação cosntante. 

Contudo, é possível a digitalização das empresas e dos seus processos sem chegar a uma transformação cultural. O uso de novas tecnologias como ferramentas de trabalho no dia a dia de uma empresa já implica  a digitalização de processos como, por exemplo, realizar o registo de clientes e gerir as reservas digitalmente, comunicar com o público através das redes sociais, comunicar internamente mediante chats ou automatizar certos processos através de ferramentas online. 

Porquê digitalizar uma empresa?

As principais razões para investir na digitalização empresarial são:

• Maior eficiência,agilidade e segurança nos processos. 
• Mais rentabilidade em termos monetários e logísticos. 
• Aumento da confiança e melhor serviço aos e às clientes

Para PMEs

Como fazer uma transformação digital de uma pequena empresa

A transformação digital em PMES pode ser um processo mais simples dado a menor envergadura e, consequentemente, a menor necessidade de recursos a nível humano e logístico. Alguns dos aspectos em que se recomenda trabalhar a nível de transformação digital são: 

• Formação digital constante, tanto das pessoas responsáveis das empresas, para que sejam capazes de liderar o processo, como dos trabalhadores e trabalhadoras, para que possam tanto adaptar-se a mudanças como para as promover. 
• Domínio e uso da Big Data, para que sejam capazes de receber informação relevante e útil para o negócio, interpretar esses dados e usá-los de forma eficiente para potenciar o crescimento. 
• Presença e reputação online, que na internet passa a estar controlada pelos e pelas clientes, pelo que se deve investir na gestão das opiniões, na construção de uma boa imagem e a amplificação da presença digital. 
• Adaptação a mobile, a tendência é que a maior parte do tráfego online provenha de smartphones, pelo que é importante garantir que a experiência com a empresa através deste dispositivo esteja optimizada.
• Uso de ferramentas digitais nos distintos processos, tarefas e funções da organização, garantindo que a sua utilização optimiza os procedimentos e elimina os obstáculos anteriores. 
• Automatização de processos, para reduzir neste sentido a intervenção de recursos humanos nas tarefas mecânicas, que poderão centrar-se noutras funções mais estratégicas.
• Adaptação a formatos digitais, que requerem outro tipo de linguagens e abordagens para captar a atenção das audiências, como textos cursos, prevalência da imagem e/ou do audiovisual, etc.
  

Como digitalizar uma pequena empresa

 Alguns conselhos básicos para a digitalização de PMEs são:

• Digitalização de processos administrativos mediante o uso de pacotes office ou suítes de escritório para a elaboração de documentos, relatórios e arquivos.
• Utilização de sistemas de mensagens instatâneas online como canais corporativos para a comunicação interna.
• Registo digital de processos e de todo o tipo de gestão da empresa como aquisições de stock, vendas, pedidos, reembolsos, controlo de inventário, transações financeiras, marcação de reuniões ou eventos, 
• Digitalização de dados e documentos analógicos cujo registo e conservação seja importante para a organização.
• Criação de canais digitais de comunicação externa com clientes e outro tipo de entidades colaboradores: correio electrónico, chamada e vídeo chamada, redes sociais, etc.