Como organizar uma conferência de sucesso

Para organizar uma conferência de sucesso, produtiva e que resulte em novas conclusões, caminhos e aprendizagens, tudo tem ser cuidadosamente planeado. E apesar de ser um evento onde em geral se discutem questões ou problemáticas para o bem comum, expondo-se soluções, prioridades e propostas, nem sempre é fácil atrair pessoas, empresas ou organizações para participar.

Se tem em mãos esta difícil tarefa, respire fundo porque lhe damos os passos essenciais para garantir que nenhum detalhe fique de lado.

1º passo: trace os seus objectivos e escolha um tema

Ao organizar uma conferência é de extrema importância definir claramente o que pretende alcançar, pois tal irá condicionar todas as suas decisões. Definir um tema é absolutamente essencial pois, para além de ser o principal motivo pelo qual determinadas pessoas ou empresas queiram participar, é a partir da temática que escolheu que poderá definir tudo o resto. A escolha dos oradores ou oradoras, dos painéis de debate ou workshops que vai realizar vai ter em conta o tema principal. 

O tema que escolher deve ser cativante e que propicie uma reacção rápida e fácil. Desta forma, vai ser mais fácil para que potenciais participantes se identifiquem e que desencadeie uma resposta emocional, que estimule conversas e partilhas.

2º passo: definir um orçamento

Como acontece em qualquer evento, é necessário saber o que irá gastar com tudo o que esteja relacionado com organizar uma conferência, desde o aluguer do local, de materiais, oradores, etc. Sendo o evento subsidiado por patrocinadores ou não, terá de encontrar este valor para que saiba onde é que está a gastar. Para além disso, determinar um orçamento também irá ajudar a que defina um preço para a conferência (caso seja paga).  

Se a conferência não é de entrada gratuita, é de máxima importância que o preço seja justo e adequado. Se por um lado, se os bilhetes ou as entradas devem fazer com que os custos estejam cobertos, por outro não quererá que o preço faça com que haja menos comparências. Pode considerar diferentes tipo de bilhetes (empresas parceiras e/ou estudantes pagam menos, por exemplo).

Procure seguir o orçamento definido e, se delegar responsabilidades, assegure-se de que a sua equipa também cumpre os limites financeiros.

Aqui fica uma lista de items em que tem de pensar no momento em que estipular um orçamento:

– Local

– Acomodação (se necessário)

– Transportes (se necessário)

– Catering

– Oradores

– Actividades

– Marketing

– Materiais audiovisuais 

– Marketing/ divulgação

Se pretende arranjar fundos de patrocinadores para a conferência, é importante contactar organizações, empresas ou pessoas que tenham os seus valores alinhados com o do evento. Comece por encontrar potenciais patrocinadores que já tenham financiado eventos semelhantes ou que estejam associados com os temas da conferência. 

É muito importante decidir o quanto quer que os patrocinadores intervenham e tenham a sua marca. Há várias maneiras de patrocinar, quer seja ter o seu logotipo em certas peças ou elementos de divulgação, levar os seus próprios oradores, etc. Lembre-se que há uma ténue linha entre obter financiamento e sacrificar a integridade da sua conferência. Tenha este pensamento em mente. 

 

3º passo: estabelecer uma data 

Para decidir a data, precisa também de perceber a duração ideal da sua conferência. Este parâmetro pode ser definido tendo em conta o número de participantes que deseja, bem como o número de actividades ou palestras que deseja. Pode ser uma tarde, dois dias ou até uma semana. 

Estão aqui algumas questões que deve ter em mente: 

1- Escolha uma data que não choque com outros eventos maiores como festivais de música ou uma Web Summit. Estes eventos de maior escala fazem com que os voos fiquem mais caros (caso seja uma conferência internacional), bem como haja um aumento de preços e menos oferta de outros transportes privados como táxis. Para além disso, não quererá competir com outros eventos maiores. 

2- Evite períodos de férias de Verão ou de Natal, que pode influenciar bastante nas participações. É sempre melhor organizar estes eventos entre meio de Janeiro e fim de Junho e de Setembro até final de Novembro. 

3- Nunca planeie conferências para o fim-de-semana. A maioria dos participantes irá à conferência em trabalho, então o melhor é fazê-la em dias úteis. Tente, no entanto, fazer a conferência no final da semana, como numa quinta e sexta-feira. Assim, as pessoas que viajam para comparecer podem ficar mais um dia para explorar a cidade. 

4º passo: escolher o local da conferência

 Acessibilidade, localização, proximidade de transportes públicos, aeroporto e hotéis, estacionamento e capacidade para comportar confortavelmente o número de convidados previstos são alguns dos critérios a considerar quando escolher o local da conferência. Assegure-se também de que o espaço tem as condições técnicas e sanitárias necessárias.

5º passo: defina a programação da conferência e os temas que serão abordados

O tempo é precioso, pelo que a definição de uma programação irá permitir organizar uma conferência bem planeada e evitar intervenções exageradamente longas. Estabeleça quantos minutos cada palestra irá ter, bem como a duração para as dúvidas no final. Avise os participantes com antecedência sobre estes tempos, para que quem for discursar possa preparar uma apresentação adequada. Garanta também que a audiência seja avisada que no final haverá espaço para perguntas e respostas, para que possa anotar as suas dúvidas e questionar no momento certo.

Quando organizar uma conferência é essencial saber e determinar antecipadamente qual será o tema de cada apresentação.Assim, as intervenções não serão repetitivas quanto ao conteúdo exposto.

 É igualmente fulcral perceber que equipamento e suportes são necessários para cada apresentação (vídeo projetores, sistema de som, etc.). Para além disso, procure receber as apresentações dos palestrantes com antecedência para poder avaliar a informação que será explicada e evitar que haja incompatibilidades com o tema geral e/ou que ocorram improvisos ou até mesmo deturpação de dados.

Ter planos B também é de extrema importância. Porque os imprevistos acontecem sem avisar, ao organizar uma conferência prepare sempre material que possa apresentar na eventualidade de algum orador faltar e tenha em mente que pode haver necessidade de mudar os horários das apresentações ou aumentar o tempo das mesmas. 

6º passo: escolha o staff adequado

 Se escolher um local que realize diariamente conferências com pessoal qualificado para dar assistência, tire proveito desse recurso. É importante reunir uma equipa competente para receber os participantes, distribuir material de trabalho, orientar quem precisa ou mesmo servir o coffee break, pois tal irá valorizar qualquer conferência.

No caso de conferências internacionais, não se esqueça dos intérpretes e não deixe esta contratação para a última hora, pois a qualidade da comunicação e o custo destes serviços dependerão da disponibilidade dos intérpretes mais adequados para cada situação. 

7º passo: contrate um serviço de catering

Geralmente as conferências decorrem num ou até em vários dias, pelo que os seus participantes vão precisar de comer. Quando organizar uma conferência decida se vai contratar um serviço de catering para os coffee breaks, almoço ou jantar ou verifique se o local onde decorre a conferência fornece também esses serviços.

8º passo: audiovisuais e serviços de apoio

Faça uma checklist com as necessidades dos participantes, teste os equipamentos e confirme os recursos de apoio. Não se esqueça de disponibilizar aos palestrantes garrafas de água, microfone, equipamento audiovisual, cabos, pen drives e demais acessórios necessários para a apresentação. Já para os convidados, disponibilize cadeiras confortáveis, internet wi-fi e cartões indicando com os acessos à Internet, etc. Também não se esqueça de ter sempre alguns equipamentos chave à mão para eventuais avarias.

9º: divulgação e comunicação

Agora que tem um lugar, a equipa, os oradores e oradoras e um programa definido, é a altura de despertar o interesse sobre a conferência através de diferentes canais. Toda esta informação, a par da limitação do número total de pessoas a assistir, permitir-lhe-á divulgar o evento ao público adequado. 

Tem imensas  formas de promover a sua conferência online:

– Através de redes sociais: Facebook, Linkedin, Twitter, Instagram – tenha em conta  audiência quando investir em campanhas de marketing pagas

– Fóruns ou associações relevantes em que potenciais participantes possam ter interesse – exemplo uma comunidade de engenheiros em que pode promover a sua conferência sobre tecnologias.

– Fazer press releases para que seja promovida em vários meios (blogs, revistas da área, televisões, imprensa, etc.).

Se a sua promoção se vai basear, maioritariamente, em redes sociais, considere criar um hashtag cativante e memorável, de forma a usar em todas as publicações que tenham a ver com o evento. 

Não se esqueça de encorajar os seus oradores e oradoras para promoverem a conferência nos seus canais e para as suas audiências. Eles e elas também são partes interessadas em fazê-lo!

Convide jornalistas que possam fazer uma boa cobertura da conferência, de forma a que também tenha destaque na comunicação social. Esta será uma excelente ferramenta para futuras conferências ou eventos que realizar.

10º passo: fazer cobertura em fotografia e vídeo

Ainda mais importante do que a cobertura mediática é o material que pode e deve recolher para divulgar ao público durante e depois da conferência. Planeie vídeos, entrevistas e podcasts que podem ser publicados semanas ou meses depois do evento. Faça perguntas que podem ser relevantes tanto no momento como num futuro. 

Se está a planear uma conferência para uma marca é importante contratar alguém que sabe realmente o que está a fazer e que tenha experiência, utilizando sempre um estilo de filmagem e edição coeso com a marca. A maioria das conferências e eventos actualmente têm um live stream. Desta forma, que as pessoas que não participaram podem ver parte delas, e, para além de trazer mais audiência para os seus canais de comunicação e de dar força à marca, pode ser uma grande motivação para participações futuras. Utilize também as potencialidades das diferentes redes sociais para divulgar os seus vídeos e crie formas originais para surpreender a audiência . 

Como sabemos que uma conferência tem muito que se lhe diga, quanto mais facilitarmos o seu trabalho, melhor! Para contratar profissionais de vídeo com experiência e avaliações de anteriores clientes, não há nada mais fácil e rápido do que fazer um pedido na Zaask e aguardar por propostas de orçamentos de até 5 profissionais diferentes. Depois é só comparar perfis, avaliações e comentários e escolher quem melhor se adequa. Bom trabalho!