Como criar uma newsletter
Uma newsletter é uma publicação produzida regularmente (paga ou gratuita), onde são abordados tópicos específicos que interessam aos membros, colaboradores ou subscritores pelos quais a publicação é distribuída. Em termos de aspecto, uma newsletter pode assumir vários formatos, sendo a publicação impressa, o panfleto e o e-mail os mais disseminados. Neste artigo focaremos este último tipo para explicar como criar uma newsletter (e-newsletter).
Enviadas por e-mail, as e-newsletters tiveram uma ascensão rápida, predominando sobre as newsletters impressas , à semelhança do que aconteceu com a correspondência electrónica face à tradicional. Estas formas de comunicação são hoje das mais utilizadas, dada a facilidade de acesso à informação, de aquisição de produtos e serviços e também ao grande número de pessoas na posse de uma conta de e-mail (uma tendência que os smartphones reforçam). A par desses argumentos fortes, a economia de meios e simplicidade dos processos fazem com que este formato ganhe cada vez mais adeptos.
As e-newsletters são actualmente um instrumento importante para várias entidades. O facto de se terem tornado muito populares e utilizadas fez com que perdessem algum impacto e novidade. Porém, são das ferramentas mais eficientes na comunicação a potenciais interessados de notícias, eventos, serviços, campanhas e conteúdos, e uma forma simples e económica de alargar a rede de contactos ou clientes. São, em suma, dos meios mais eficazes para criar e partilhar valor on-line.
1) Onde criar uma newsletter?
Se não dispõe de orçamento para contratar um profissional, e possui tempo e paciência para conceber a sua própria newsletter, existem algumas opções disponíveis na web para o ajudar neste processo, como por exemplo:
Aweber : http://www.aweber.com/
Campaign monitor: http://www.campaignmonitor.com/
Mail Chimp: http://mailchimp.com/
Microsoft Office On-line: http://office.microsoft.com/
Com os programas Microsoft Office, por exemplo, é possível começar rapidamente a preparação de uma newsletter ou «boletim informativo». O sítio web da Microsoft Office é uma boa ajuda nesta tarefa, uma vez que permite o download de vários templates pré-definidos. Outra possibilidade é navegar pela internet em busca de sites com maior variedade e originalidade de templates, como o Campaign Monitor ou o Mail Chimp, que vamos usar aqui para exemplificar de forma mais concreta os diferentes passos a dar.
O Mail Chimp oferece um serviço de criação e envio de newsletters gratuito para utilizadores com até 2000 subscritores (pago a partir daí). O serviço pode ser útil, por exemplo, para pequenos negócios ou associações e freelancers que se querem manter em contacto com clientes e seguidores numa base regular. Pode criar uma newsletter apenas para comunicar um projecto sem website associado, mas o mais frequente é que haja um site para o qual os conteúdos da newsletter remetem, por uma questão de credibilidade. É também necessário possuir uma conta de e-mail.
O primeiro passo é criar uma conta no Mail Chimp («Sign up free» > associar o seu e-mail, criar um nome de utilizador e palavra-passe > seguir os passos recebidos via e-mail e reunir uma lista de e-mails para os quais pretende enviar a newsletter.
Se a lista de contactos está guardada na caixa de correio electrónico, é fácil importá-la através do site. Basta clicar: Lists, create list. Aqui, o default from name é o nome que os subscritores vêem como associado ao e-mail que envia a newsletter, e o default reply-to o endereço para onde seguirão os e-mails enviados pelos subscritores através da opção «responder a».
Depois de guardar (save) a lista criada, é possível adicionar-lhe contactos: uma vez no painel de controlo das Lists, clique na seta à direita e em Import para adicionar todos os contactos de e-mail, ou sobre o ícone quadrado para adicionar um contacto de cada vez.
Para além da lista de e-mails adicionada à partida, há ainda a possibilidade de captar novos subscritores ou membros através dos «forms» – botões ou campos onde se subscreve uma newsletter ou cancelam subscrições, introduzindo um endereço de e-mail (ou outras informações, se estritamente necessário). Para os criar basta aceder à área Lists e, sobre uma lista de contactos, clicar na seta à direita e em sign-up forms.
É possível optar entre modelos pré-desenhados ou originais e diferentes usos (link de subscrição, widget ou caixa integrado em blogue ou site, e-mail de resposta…).
2) Como customizar o design da newsletter à sua marca?
Template é o nome dado ao aspecto ou design dos e-mails/newsletters enviados pelo Mail Chimp. Cada e-mail enviado por essa via é uma «campaign».
Clicando: Campaigns > My templates > Create new template, tanto é possível desenhar um template como usar um modelo pré-desenhado.
Seleccionando a opção pre-designed, tem-se acesso a um sem-número de templates para comunicação via e-mail.
Para quem quer limitar a escolha, pode ser útil clicar no botão categories e seleccionar opções como newsletters e RSS-to e-mail. Depois de serem consultadas as opções e seleccionado o template pretendido, podem fazer-se alterações a nível da paleta de cores e estilo de letra, e adicionados alguns links (nomeadamente no rodapé, para outras presenças da entidade ou marca on-line, como em redes sociais).
O passo seguinte é a «campanha». Seleccionando o template criado, clicar send campaign > Regular ol’ campaign e escolher a lista de destinatários.
Depois há que preencher os diferentes campos com os conteúdos que se pretende comunicar e ser original na escolha do assunto («subject») da campanha, pois é a informação imediatamente legível na recepção do e-mail.
Os campos de texto e imagem devem ser previamente configurados com permissões de edição total, para que haja liberdade de alterar e cortar textos, editar imagens e adicionar ligações. Caso a opção plain text e-mail tenha sido seleccionada, deve verificar-se se o texto da newsletter é também legível mesmo sem as imagens e o template utilizados. Depois dos ajustes e revisões finais ao conteúdo, seguem-se os últimos passos até ao clique em send.
Referimos o serviço mailchimp, mas existe uma grande oferta de templates nos diferentes serviços disponíveis. Listamos abaixo alguns links úteis onde pode encontrar templates:
Dzinepress: http://www.dzinepress.com/2009/08/35-free-html-email-newsletter/
Aweber : http://www.aweber.com/
Campaign monitor: http://www.campaignmonitor.com/templates/
Mail Chimp: http://mailchimp.com/
Microsoft Office On-line: http://office.microsoft.com/
3) Que conteúdos contemplar na sua newsletter?
a) Assunto: O «subject», como já foi referido, é uma das chaves para cativar leitores, pois é a primeira informação lida e a que ditará se o leitor abrirá ou não o e-mail onde consta a sua newsleter. A originalidade e a novidade são a chave; criar mistério, jogar com palavras e expressões também pode funcionar.
b) Cancelamento e privacidade: É importante criar uma política de privacidade e notificar os leitores quando esta sofre alterações. Entre as boas práticas estão a garantia de que os dados ou contactos de e-mail não serão fornecidos caso a opção seja assinalada e a possibilidade de em poucos passos cancelar a subscrição da newsletter ou comunicação electrónica. A opção de cancelamento é uma prática obrigatória neste tipo de comunicação.
c) Escrita sumária, valorativa e direta: Uma das características essenciais da escrita para newsletters é o poder de síntese e o valor da escrita. Os textos não se devem prolongar por muitos parágrafos, antes sumarizar os assuntos mais importantes de cada área a que o site, empresa ou instituição se dedica. Devem tentar comunicar de forma original e próxima, conversando com o leitor; o objectivo é cativar pela diferença. Uma média de 400 a 800 caracteres por texto/área é apropriado, embora seja normal a existência de casos excepcionais em que se verifica a necessidade de alongar os temas (como eventos especiais, lançamentos, concursos, campanhas…).
d) Extensão. Uma newsletter não deve prolongar-se por um longo scroll down. Deve ser «scannable» – ou seja, ser possível de imprimir numa folha A4. Espaçar o texto e separar os diferentes assuntos de forma visualmente compreensível são também boas práticas. Os assuntos devem ser entendíveis depois de uma leitura rápida.
e) Leveza. Vídeos e imagens de alta-resolução não são aconselhados. A newsletter deve ser de rápido acesso e não demorar a «carregar». Tais conteúdos podem ser anunciados textualmente e com hiperligações para o site em que estão alojados. Também em termos do design deve haver leveza: não abusar em gráficos, imagens desenhos muito customizados. Por vezes, a filosofia «less is more» cria maior empatia e menos confusão visual.
f) Regularidade. Uma e-newsletter quer surpreender pela novidade e originalidade e não pela insistência e repetição. É importante haver uma regularidade, para que o subscritor espere receber notícias uma ou duas vezes por mês, mas não repetir conteúdos e não recorrer ao envio excessivo de comunicação e «oportunidades». Uma a duas newsletters por mês serão suficientes para alguns indivíduos, negócios e entidades. Noutros casos, em que a quantidade de notícias o justifica, ou a existência de campanhas e promoções que é preciso publicitar, um máximo de quatro e-mails por mês será o ideal.
Boa comunicação com os seus leitores!
Se preferir contratar um profissional para um serviço mais completo não hesite, encontre-o aqui.
