Como organizar um evento empresarial de sucesso

Se for bem organizado, um evento empresarial pode revelar-se uma excelente estratégia de marketing direccionada para aumentar o reconhecimento de marca de um negócio e para estabelecer uma relação de maior proximidade com o seu público-alvo.

Apesar de cada evento requerer uma organização própria, existem algumas directrizes que devem ser seguidas para atingir o sucesso.

A Zaask seleccionou algumas regras-chave e explica-lhe como organizar um evento empresarial.

Definição do briefing do evento empresarial

Não existe uma fórmula secreta para um evento empresarial resultar na perfeição. No entanto, se começar por definir a sua estratégia estará a dar o primeiro passo nessa direcção.

Posicione-se de uma forma clara e elabore um briefing do evento, isto é, um resumo de informações com a identificação de todos os elementos essenciais para a sua organização:

• Informação detalhada sobre o seu evento empresarial, nomeadamente o nome e tema do evento, descrição geral do mesmo, tipologia, datas e duração, espaço onde irá decorrer, contactos, etc
• Objectivos gerais e específicos e objectivos estratégicos
• Custos associados
• Perfil do público ou dos públicos-alvo do evento empresarial, a quantidade de convidados esperada, a disposição e organização das salas e possíveis formas de participação do público
• Descrição dos mercados ou regiões a serem cobertos
• Recursos físicos e humanos a envolver
• Estratégia de comunicação a adoptar, nomeadamente os meios e ferramentas de comunicação e divulgação a utilizar
• Análise da concorrência.

Planeamento e correcta gestão do tempo

Após a definição do briefing do seu evento empresarial, deverá fazer um plano de acção o mais rapidamente possível, estabelecendo prioridades e respeitando os prazos burocráticos que existirem, nomeadamente licenças, alvarás, seguros, etc.

Encontre os melhores parceiros e fornecedores, bem como eventuais patrocinadores para eventos que possam ter interesse e retorno em participar no seu evento.

Escolha apenas os melhores prestadores de serviços: tentar poupar nas contratações pode ser prejudicial em termos de qualidade.

Pode também recorrer à ajuda de especialistas para valorizar o seu tempo, delegando tarefas operacionais que poderão desviar a sua atenção da gestão do seu evento empresarial. Serviços como fotografia, transporte, som e iluminação são geralmente subcontratados no mercado de eventos. Na Zaask vai encontrar profissionais avaliados em que pode confiar para o seu evento empresarial.

Entretanto, reserve com antecedência o local onde irá decorrer o evento empresarial e todo o equipamento necessário, que já deverá ter de identificado.

Prepare também todo o material gráfico, nomeadamente convites, folhetos, pastas, etc., e a pensar na divulgação crie um website, mobilize redes sociais, prepare press releases ou comunicados internos, etc.

Tenha em conta os participantes que possam vir de outras cidades, pesquisando alojamentos e formas de deslocação, quer para os ajudar a fazer reservas, quer simplesmente para poder informá-los sobre as opções disponíveis.

Outro item que terá de ter em conta na organização do seu evento empresarial será o tipo de catering que irá servir, que deverá ser adequado ao local, à temperatura e ao tipo de evento empresarial que está a produzir. A Zaask ajuda-o a escolher uma empresa de catering para o seu evento empresarial.

Montagem e decorrer do evento empresarial

O trabalho em equipa é muito importante para o sucesso de um evento empresarial, assim como uma gestão eficaz da montagem do evento.

Se possível, separe o pessoal da montagem em duas equipas, para que as pessoas se possam revezar e fazer pausas.

Receba, envolva e despeça-se convenientemente dos seus convidados e faça uma correcta gestão de tempo do discurso dos oradores, caso o evento os inclua.

Valorize também o feedback dos seus convidados, para identificar os pontos positivos e negativos do seu evento empresarial, de forma a evitar erros futuros.

Siga estas dicas e tenha muito sucesso!